Política de Tratamiento de Datos Personales — ContaTech

Versión 1, vigente desde el 21 de octubre de 2026. ContaTech trata datos personales solo para ordenar, respaldar y reportar las operaciones de sus usuarios, y nunca los vende.

1. Responsable del tratamiento

CONTABILIDAD DE EXPERTOS SAS, sigla CONTABXPERT S.A.S., que presta el servicio con la marca ContaTech™, es la responsable de los datos personales que se tratan en la plataforma.

En esta política, "ContabXpert" o "nosotros" es esta sociedad; "Usuario" es quien crea una cuenta en ContaTech, y "Titular" es cualquier persona cuyos datos tratamos, tenga o no cuenta.

2. Alcance y ley aplicable

Esta política aplica a los datos personales que ContabXpert trata a través de ContaTech y de su canal de soporte. Se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (capítulo 25, que compila el Decreto 1377 de 2013) y las normas que los modifiquen.

Se aplica la ley colombiana aunque el Titular viva en otro país, porque el responsable está domiciliado en Colombia.

3. Qué datos tratamos y de dónde vienen

Tratamos solo los datos necesarios para llevar el registro, el respaldo y los reportes de las operaciones con criptoactivos del Usuario.

No pedimos datos sensibles (salud, biometría, origen étnico, opiniones políticas o religiosas). Los datos que llegan de los exchanges y de los servicios de verificación se usan tal como llegan; si están errados, se corrigen por reclamo (sección 10).

4. Para qué usamos los datos

Usamos los datos solo para estas finalidades:

1. Crear y administrar la cuenta, y verificar la identidad del Usuario y de las personas que registra.
2. Traer, ordenar, conciliar y respaldar las operaciones con criptoactivos de sus cuentas de exchange y bancarias.
3. Preparar para el Usuario reportes tributarios, contables, financieros y fiscales, por ejemplo para su declaración de renta ante la DIAN o sus obligaciones ante el SENIAT.
4. Calcular el Índice de Respaldo Operativo (IRO) del Usuario y de las personas que maneja (sección 5).
5. Entregar reportes, certificados o el IRO a los terceros que el Titular indique, cuando él lo pida (sección 6).
6. Enviar avisos del servicio: seguridad de la cuenta, cambios de contraseña y estado de las sincronizaciones.
7. Atender consultas, reclamos y solicitudes de soporte.
8. Prevenir fraude y suplantación, proteger la plataforma y cumplir obligaciones legales o requerimientos de autoridad competente.
9. Elaborar estadísticas con datos anonimizados, que no identifican a nadie, para mejorar el servicio.

No vendemos ni alquilamos datos personales. Si quisiéramos usarlos para una finalidad distinta, pediremos una nueva autorización.

5. Índice de Respaldo Operativo (IRO)

El IRO es un indicador que calcula ContaTech para medir qué tan respaldadas están las operaciones de una persona: cuántas tienen identificada la contraparte, conciliado el pago, soportado el inventario y completo el historial.

• De quién es: la metodología del IRO (criterios, pesos y cálculo) es propiedad de ContabXpert y se reserva como secreto empresarial. El resultado sobre cada persona es un dato personal de esa persona.
• Quién lo ve: solo el Usuario, sobre sí mismo y sobre las personas que maneja. No se muestra a otros usuarios ni se entrega a terceros sin orden del Titular (sección 6).
• Qué no es: no es una calificación crediticia ni de riesgo, no mide el pago de deudas y no certifica la legalidad de las operaciones. No reemplaza la revisión de un contador ni la responsabilidad del Titular ante la DIAN, el SENIAT o su banco.
• Derechos: el Titular puede conocer su IRO, los factores que lo forman y los datos de base usados, y pedir que se corrijan los que estén errados. Los pesos y fórmulas se reservan.

6. Con quién compartimos los datos

Solo entregamos datos personales en estos casos (artículo 13 de la Ley 1581 de 2012):

No compartimos con otros usuarios de ContaTech las operaciones, las cuentas ni el IRO de un Titular. Quien registre o verifique un número de documento verá el nombre asociado, aunque otro Usuario lo haya verificado antes, pero nunca con quién negoció esa persona. ContaTech no es una central de riesgo ni un operador de información financiera o crediticia.

7. Datos de personas que no son Usuarios

Personas que el Usuario maneja. Si el Usuario registra a otra persona cuyas cuentas opera, por ejemplo un familiar, declara que tiene su autorización para hacerlo y para que ContaTech trate sus datos según esta política, y debe poder mostrarla si se le pide. Si no la tenía, el Usuario responde ante ContabXpert y ante esa persona. Solo puede registrar a un menor de edad si es su representante legal, y esos datos se usan solo en interés del menor.

Contrapartes. Los datos de quienes negociaron con el Usuario llegan en los reportes de los exchanges o en los soportes que él carga. Los usamos solo para identificar y respaldar esas operaciones del Usuario y para que cumpla sus deberes tributarios y de soporte. Para confirmar su identidad, ContaTech consulta automáticamente el número de documento en los servicios de verificación de la sección 11 y guarda el nombre, la fecha de nacimiento y el municipio que estos informan.

• Si otro Usuario negoció con la misma persona, reutilizamos la identidad ya verificada para no consultarla de nuevo. Ningún Usuario ve las operaciones, las cuentas ni el IRO de otro.
• Estas personas tienen los derechos de la sección 9 aunque no tengan cuenta. Si piden la supresión, la atenderemos; solo conservaremos su nombre y documento mientras sean necesarios para soportar operaciones de Usuarios activos.

8. Autorización y su prueba

Al crear la cuenta, el Usuario declara ser mayor de 18 años y autoriza el tratamiento marcando una casilla que enlaza esta política; sin esa autorización la cuenta no se crea. Con ella acepta las finalidades de la sección 4 y el envío de datos a los proveedores de la sección 11, incluidos los que están fuera de Colombia.

• Prueba: guardamos la fecha y hora de la autorización, la versión de la política aceptada y la IP desde la que se dio. El Titular puede pedir una copia.
• Revocación: el Titular puede revocar la autorización o pedir la supresión de sus datos (sección 10), salvo que la ley obligue a conservarlos. Revocar solo el uso estadístico (finalidad 9) no afecta la cuenta; revocar lo demás implica cerrarla, porque el servicio no funciona sin datos.
• Datos sensibles: no los pedimos. Si alguno llegara a ser necesario, se pedirá por separado, informando qué dato es y que responder es voluntario.
• Menores de edad: ContaTech es solo para mayores de 18 años. Si detectamos la cuenta de un menor, la cerramos y suprimimos sus datos.

9. Derechos del Titular

Todo Titular, tenga o no cuenta en ContaTech, tiene derecho a:

1. Conocer gratis sus datos, al menos una vez al mes y cada vez que esta política cambie de forma sustancial.
2. Actualizar y rectificar los datos parciales, inexactos o incompletos.
3. Pedir prueba de la autorización que dio.
4. Ser informado del uso que se ha dado a sus datos; la respuesta no revela datos de otros Usuarios.
5. Revocar la autorización o pedir la supresión de sus datos, salvo que la ley obligue a conservarlos.
6. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), después de haber hecho la consulta o el reclamo ante ContabXpert.

10. Cómo ejercer los derechos

Las solicitudes se envían a pqrs@contabxpert.org, con el asunto "Datos personales". Las atiende el representante legal de ContabXpert. El Usuario también puede ver y corregir buena parte de sus datos en Perfil operativo y en Administrar cuenta.

La solicitud debe indicar el nombre y documento del Titular, lo que pide y un correo para responder. Pueden presentarla el Titular, sus causahabientes o su representante o apoderado, quien debe acreditarlo. Antes de entregar datos verificamos que quien pide es el Titular o está facultado.

Si un reclamo llega incompleto, pediremos lo que falta dentro de los 5 días siguientes; si pasan 2 meses sin que se complete, se entiende desistido. En máximo 2 días hábiles después de recibir un reclamo completo, anotaremos "reclamo en trámite" junto al dato hasta resolverlo.

11. Seguridad y proveedores

Protegemos los datos con medidas proporcionales a su riesgo:

• Las contraseñas se guardan con cifrado irreversible.
• Las llaves de exchange se guardan cifradas con AES-256 y solo pedimos llaves de lectura. En Binance, Bitget y OKX lo comprobamos y rechazamos las que permiten retirar, transferir u operar; Bybit, Bitso, Buda y MEXC no informan los permisos, así que el Usuario es responsable de crearlas de solo lectura.
• La comunicación con la plataforma viaja cifrada (HTTPS), y cada Usuario solo accede a sus datos, a los de las personas que registró y al nombre y documento de las que verificó.
• Si un incidente de seguridad compromete datos personales, lo informaremos a la SIC, como exige la ley, y a los afectados.

Para operar usamos estos proveedores, que tratan datos por cuenta nuestra:

Algunos operan fuera de Colombia. Les enviamos solo lo necesario para su tarea, y lo tratan conforme a nuestras instrucciones y a sus condiciones de tratamiento de datos.

12. Conservación, vigencia y cambios

• Mientras la cuenta esté activa, conservamos los datos para prestar el servicio.
• Al cerrar la cuenta, el Usuario puede pedir una copia de sus datos durante 90 días. Antes de suprimirlos le recordaremos descargarla, porque después no podremos reconstruir los soportes de sus declaraciones. Pasado ese plazo suprimimos sus operaciones, cuentas y llaves dentro de los 15 días hábiles siguientes. Conservamos hasta por 10 años la prueba de la autorización y la correspondencia con el Usuario (Código de Comercio, artículo 60, y Ley 962 de 2005, artículo 28). Su nombre y documento se conservan mientras soporten operaciones de otros Usuarios activos.
• Vigencia: esta es la versión 1, vigente desde el 21 de octubre de 2026. Las bases de datos estarán vigentes mientras ContaTech preste el servicio.
• Cambios: avisaremos los cambios sustanciales antes de aplicarlos, por correo y en la plataforma. Si cambia la finalidad, pediremos una nueva autorización. Cada versión queda publicada con su fecha.

CONTABILIDAD DE EXPERTOS SAS (ContabXpert S.A.S.) · NIT 901.810.839-6 · Montería, Colombia · Atención: soporte@contabxpert.org · PQRS y datos personales: pqrs@contabxpert.org · Superintendencia de Industria y Comercio: www.sic.gov.co